Darbo užmokesčio apskaita – vienas svarbiausių procesų kiekvienoje įmonėje, įstaigoje ar organizacijoje, kuri samdo darbuotojus. Bėgant metams, apskaitos procesai keitėsi, tapo optimizuoti ir šiai dienai jie apima gerokai daugiau nei tik įprastą apskaitos tvarkymą. Tai lėmė visame pasaulyje susiklosčiusi pandeminė situacija, kuri pareikalavo greitų strateginių sprendimų, įmonėms teko pasirengti bent po kelis galimus scenarijus ir veiklos planus. Kaip keitėsi personalo ir darbo užmokesčio apskaita bei su kokiais iššūkiais 2020 m. susidūrė verslai, apžvelgia mūsų įmonės Softera.DU produkto vadovas.

Darbo laiko apskaita ir nuotolinis darbas

Užklupę pokyčiai pirmiausia pareikalavo lankstesnių darbo organizavimo formų. Nuotolinis darbas, prieš tai buvęs kaip papildoma motyvacinė priemonė, dabar tapo kasdienybe. Anksčiau įmonės svarstydavo, kiek dienų per ketvirtį leisti dirbti nuotoliniu būdu, o šiais metais, saugodamos darbuotojų sveikatą, į biurus prašė eiti tik esant rimtoms priežastims. Nuotolinio darbo organizavimas paprastai aprašomas įmonės vidaus darbo taisyklėse, tad nebuvo būtinybės keisti darbo sutarčių.

Suminė darbo laiko apskaita pradėta tvarkyti dažniau, taip pat imta taikyti darbą pamainomis, kadangi taip įmonės siekė užtikrinti efektyvesnį darbą. Reikėjo spręsti tokius klausimus, kaip organizuoti pamainų darbą, kad pamainos nesusitiktų, kaip planuoti pietų pertraukas siekiant maksimaliai apsaugoti darbuotojus. Pamainos atsirado ir administracijoje. Esant būtinybei biure turėti darbuotojus, jų darbas organizuojamas pamainomis: vieną savaitę darbas biure, kitą – iš namų. Pamainos niekada nesusitinka ir susirgus vienai grupei, kiti darbuotojai liktų saugūs.

Ekonominio nuosmukio laikotarpiais naujų darbuotojų samdymas ribojamas. Papildomos darbo sutartys ir suminės darbo laiko apskaitos įvedimas suteikia lankstumo, kai reikia atlikti darbus, kurių apimtys nėra didelės, arba kai darbai nėra reguliarūs. Kartu toks darbo organizavimas padeda išsaugoti darbuotojus, kuriems yra sumažėjęs krūvis.

Atlyginimų skaičiavimas: pagrindiniai iššūkiai ir jų sprendimai

Išaugus nuotolinio darbo poreikiui, pasikeitė ir atlyginimų skaičiavimas. Kadangi keitėsi darbo krūviai, darbo režimai, darbo laikas bei kt., nemaža dalis įmonių buhalterijos skyrių susidūrė su atlyginimų skaičiavimo iššūkiais.

2020 m. pagrindiniai iššūkiai, su kuriais susidūrė atlyginimus skaičiuojantys įmonių buhalteriai:

• Prastovų apmokėjimas;
• Lankstesnių darbo apmokėjimo sistemų paieška;
• Papildomų darbo sutarčių apskaita;
• Integracijos su personalo ir dokumentų valdymo sistemomis.

Darbo apmokėjimo sistema

Iššūkių kupinu laikotarpiu buhalterijos darbą ženkliai pagerina įvairios verslo valdymo sistemos. Pagrindinė informacinių technologijų užduotis, kurią pastarosios sėkmingai atliko, tapo procesų automatizavimas bei atlyginimų skaičiavimo pagreitinimas. Prieš diegiant IT sistemas, patariame pasidaryti namų darbus: kritiškai pažiūrėti į egzistuojančius procesus ir darbų organizavimą. Inovatyvios įmonės nuolat rūpinasi procesų tobulinimu (Lean, Agile), o nuo pavasario susiklosčiusi situacija pareikalavo visas organizacijas peržiūrėti tiek vidaus, tiek išorės procesus. Visgi, teigiamų rezultatų sulaukė tik tos įmonės, kurios automatizavo efektyvius procesus. Priešingu atveju, automatizavus neefektyvius, darbo našumas ne tik galėjo nepagerėti, bet dažnu atveju net ir pablogėti.

Lietuva priklauso šalių grupei, kurioje darbo santykiai griežtai reglamentuojami įstatymais. Griežtai nustatomi darbo ir poilsio režimai, darbo apmokėjimo sistema. Dauguma įmonių naudoja personalo ir darbo užmokesčio apskaitos sistemas, užtikrinančias teisingą darbo laiko, mokesčių bei atlyginimų skaičiavimą, sumokėjimą ir deklaravimą valstybės institucijoms.

Dažnai keičiantis mokesčių įstatymams, kyla reikalavimai ir apskaitos sistemoms. Vartotojai tikisi, kad apskaitos sistemos bus nuolat naujinamos ir pritaikytos naujausiems teisės aktų reikalavimams. Net mažesnės įmonės atsisako rankinio darbo užmokesčio skaičiavimo ir darbo užmokesčio apskaitos tvarkymo. Tačiau, pasitelkiant debesų technologijas, patikimos verslo valdymo sistemos darosi vis labiau prieinamos bet kokio dydžio įmonėms. Tokios sistemos nebereikalauja didelių pradinių investicijų, mokamas tik mėnesio mokestis.

2021 m. investicijų prognozės

Bėgant metams, vis daugiau įmonės vidaus ir išorės valdymo procesų perkeliama į skaitmeninę erdvę: tvarkoma darbo laiko apskaita, atliekamas DU skaičiavimas ir pan., taip pat 2020 m. dauguma įmonių išmoko ir kitus svarbius darbus – pasirašyti sutartis su klientais ar partneriais elektroniniu parašu. Tačiau vis dar yra nemažai verslų, kurie nenaudoja el. parašo darbo sutartims pasirašyti. Prognozuojama, kad visas personalo dokumentų pasirašymas bus vienas svarbiausių žingsnių, kur planuoja investuoti įmonės.

Nuotolinis darbas, mažėjanti organizacijų hierarchija ir besikeičianti įmonių kultūra skatina ieškoti būdų, kaip didinti darbuotojų įsitraukimą siekiant bendrų rezultatų. Tarp įmonių ateities planų – organizacijose vykstančių procesų automatizavimas, pasitelkiant IT technologijas.

Kaip ir šiomis dienomis, taip ir ateityje bus skiriamas ypatingas dėmesys darbuotojų IT mokymams: komunikacijai, bendradarbiavimui ir duomenų analitikai. Įmonės, reaguodamos į ekonominę situaciją, privalo užtikrinti sklandų bendradarbiavimą tarp atskirų organizacijos skyrių. Laiku sureaguoti į sunkiai nuspėjamą ateitį galima tik nuolat sekant veiklos rodiklius ir biudžetus. Pastebima, kad finansų ir duomenų analitikos įgūdžiai darosi aktualūs visų įmonės skyrių vadovams.

Taigi, personalo ir darbo užmokesčio apskaita šiais metais buvo vienas iš procesų, su kurio kaitos iššūkiais susidūrė ne viena įmonė. Tačiau visus iškilusius sunkumus gali padėti įveikti patikimas IT partneris. Jei Jums kyla klausimų personalo ir darbo užmokesčio apskaitos ar kt. tema, o gal nežinote, kokią verslo valdymo sistemą geriausia pasirinkti, kreipkitės į mūsų įmonės specialistus – jie atsakys į rūpimus klausimus bei padės pasirinkti priimtiniausią sprendimą.