„Excel“ programa – viena žinomiausių ir bene plačiausiai tarp savarankiškai dirbančiųjų bei smulkiojo verslo atstovų naudojamų programų. Tačiau ji – efektyvi tik iki tam tikro momento. Išaugus darbų apimtims, atsiradus naujų klientų, plečiantis komandai „Excel“ tiesiog pradeda nebeatitikti poreikių ir stabdo verslo evoliuciją. Šiuo atveju tiesiausias kelias į proveržį – naujai įdiegta CRM sistema, pavyzdžiui, „Microsoft Dynamics 365 Sales“.

Straipsnyje plačiau paanalizuosime CRM sistemos privalumus ir padėsime suprasti, kada verslai jau „išauga“ iš „Excel“ programos.

„Microsoft Dynamics 365 Sales“ CRM sistema – kas tai?

„Microsoft Dynamics 365 Sales“ CRM sistema paprasčiausiai apibūdinama kaip ryšių su klientais valdymo sistema. Tai anglų k. sąvokos „Customer Relations Management“ trumpinys.

CRM sistema suprantama kaip įmonės darbuotojų asistentas, kuris padeda valdyti ryšius su klientais – palaikyti su jais tvirtesnius santykius, padidinti pardavimus, gerinti komunikaciją – nuo skambučių iki susitikimų ir darbinių užduočių, realizuoti klientų poreikius. CRM sistema pasiekiama iš bet kurios pasaulio vietos ir bet kuriuo išmaniuoju prietaisu.

„Microsoft Dynamics 365“ visai paprastai padės atsakyti į šiuos kelis klausimus:

• Su kuriais iš klientų nebendravote bent 3 mėn.?
• Kurį įmonės produktą parduoti užtrunka ilgiausiai?
• Kuriame žingsnyje dažniausiai pavyksta parduoti, arba atvirkščiai – kuriame pirkimo etape klientai įprastai apsigalvoja?
• Kuris iš pardavėjų dirba efektyviausiai? Tokiu būdu gali būti vykdoma darbų kokybės kontrolė.

Tačiau kai kalbame apie verslo duomenų rinkimą, saugojimą, analizę ir valdymą, vis dar dažnai pastebime, kad tam naudojama „MS Office“ programa „Excel“.

Esminiai „Excel“ trūkumai:

• sunku dalytis informacija;
• komplikuota duomenų vizualizacija;
• nėra naujų funkcionalumų (išskyrus „MS Office“ atnaujinimus, kurie yra gana reti);
• skirtingi, pasenę duomenys;
• sistema negali apibendrinti informacijos bei pateikti įžvalgų;
• užduotys nesisteminamos ir kt.

Aiškiau suvokti programos „Excel“ ir CRM sistemos skirtumus padės jų palyginimas.

CRM sistemos ir „Excel“ palyginimas pagal svarbiausius kriterijus

„Excel“ ir CRM sistemą paprastai galime palyginti pagal pagrindinius 8 kriterijus:

Kriterijai	„Excel“	CRM sistema
Bendradarbiavimas ir dalijimasis informacija	Keli vartotojai tuo pačiu metu negali pildyti vieno „Excel“ lapo, nebent jis įkeltas į „Google“ diską. Dėl šios priežasties dokumentuose sunku atlikti pakeitimus.	Keli asmenys tuo pačiu metu gali dirbti su tais pačiais duomenimis. Tai ženkliai pagerina bendradarbiavimą tarp skirtingų įmonės skyrių/padalinių.
Integracijos	Negalima susieti su kitais verslo įrankiais, padedančiais didinti darbų efektyvumą, pavyzdžiui, e. paštu.	Galima integruoti su daugeliu kitų verslo įrankių, kurie įmonei kasdien padeda veikti efektyviau, pavyzdžiui, e. paštu, įvairiais projektų valdymo ir komunikacijos įrankiais, tarp jų – ir populiariomis programėlėmis bei platformomis, kaip, pavyzdžiui, „WhatsApp“ ar „Slack“.
Duomenų analizė ir ataskaitų teikimas	Duomenims analizuoti ir ataskaitoms kurti prireikia daug laiko, nes kiekvieną darbą reikia atlikti ir ataskaitas sugeneruoti pusiau rankiniu būdu.	CRM sistemoje analizės ir ataskaitų teikimo galimybės automatizuotos, taigi vos vienu mygtuko paspaudimu galima kurti naujas ataskaitas.
Verslo valdymas	„Excel“ programa besinaudojantis specialistas turi rankiniu būdu siųsti atnaujinimus kitiems įmonės darbuotojams bei vadovams. Jie negali gauti atnaujinimų realiuoju laiku, o duomenis kaskart atnaujinti prireikia pardavus prekę ar paslaugą, vykdant rinkodaros veiklą ir kt.	Naudojantis CRM, įmonės darbuotojai ir vadovai gauna atnaujinimus realiuoju laiku ir informacija apie pardavimus, rinkodarą bei aptarnavimą juos pasiekia iš karto. Sutaupoma laiko, nereikia darbuotojų klausti, ar jie jau pakeitė duomenis, tarpusavyje nuolat keistis dokumentais ir kt.
Laiko sąnaudos	Kai kiekvienas įrašas atliekamas rankiniu būdu, sugaištama nemažai laiko. Be to, reikia atlikti ir pasikartojančias užduotis. Galiausiai, duomenų įvedimas ranka neapsaugo nuo žmogiškųjų klaidų.	Rankinis duomenų įvedimas keičiamas automatizuotomis operacijomis, tad sutaupoma laiko. Pardavimų ir rinkodaros srityse dirbantys darbuotojai gali atlikti tiesiogines savo užduotis. Iki minimumo sumažinama žmogiškųjų klaidų tikimybė.
Automatizavimas	Kiekvieną užduotį, pavyzdžiui, išsiųsti e. laiškus, sekti komunikaciją su klientais ir vertinti perspektyvas reikia rankiniu būdu.	CRM sistema leidžia automatizuoti dalį pardavimų veiklos, pavyzdžiui, išsiųsti informaciją, kai potencialus klientas domisi tam tikra preke.
Klientų patirtis	Duomenys suskirstyti į atskirus segmentus, o rasti informacijos apie ankstesnį bendravimą su klientu reikia laiko arba tai apskritai neįmanoma. Dėl to gali mažėti klientų pasitenkinimas.	CRM sistema pateikia susistemintą informaciją apie santykius su klientais, galite peržiūrėti bendravimo istoriją ir atitinkamai teikti klientui aktualią informaciją. Tokiu būdu didėja klientų  pasitenkinimas, su jais kuriate geresnius santykius.
Investicijų grąža	Laikas, sugaištas atliekant rutinines pasikartojančias užduotis vietoje produktyvios veiklos jūsų organizacijai daug kainuoja.	Tyrimai parodė, kad vidutinė CRM investicijų grąža siekia apie 8 eurus už kiekvieną investuotą eurą.
Mastelis	Kai jūsų įmonė auga ir vystote santykius su klientais, „Excel“ greitai pradeda nebepatenkinti jūsų poreikių. Pavyzdžiui, „Excel“ niekada nesuteiks informacijos, kada pats metas susisiekti su klientu ir pateikti jam pasiūlymą įsigyti prekę ar paslaugą, todėl praleidžiate nemažai galimybių.	CRM – lankstesnė, geriau prisitaikanti sistema. Automatiškai gausite pranešimą, kada pats metas susisiekti su klientu ir pateikti jam aktualų pasiūlymą.

Kada palankiausias metas pradėti naudotis CRM sistema?

Labai dažnai klientai mūsų teiraujasi, kada jau metas įdiegti CRM sistemą, tačiau visiems tinkamo vieno atsakymo nėra. Visuomet pirmiausia rekomenduojame susitelkti į sritis, kurias įmonėje tuo metu reikia labiausiai pastiprinti: tai gali būti naujų klientų paieška, naujos rinkodaros kampanijos inicijavimas ir pan. Kitaip tariant, jaunoms įmonėms reikia užaugti ir tik pajutus poreikį pokyčiams, pasvarstyti apie ryšių su klientais valdymo sistemą.

Verslui augant, natūraliai plečiasi klientų tinklas, vis sunkiau suvaldyti informacijos srautus ir palaikyti ryšius su klientais, pametami jų duomenys, o juos surasti užtrunka daug laiko. Negana to, daug laiko išteklių pareikalauja ir monotoniškos mechaniškos užduotys, todėl šiuo atveju jau verta kreiptis į įmonę, diegiančią CRM sprendimus.

Vienos sistemos keitimas kita turėtų būti gerai pasvertas, nuoseklus ir apgalvotas. Viename iš straipsnių dalijomės patarimais, kaip, pereinant nuo „Excel“ prie CRM, kryptingai pakeisti vieną sistemą kita.

Kaip nuspręsti, kurią CRM sistemą naudoti?

Svarbu žinoti, kad CRM sistemų yra daugybė, todėl verta investuoti laiko renkantis jūsų verslui tinkamiausią sprendimą. Taigi, įmonėms pirmiausia patariama apsvarstyti poreikius ir suprasti, ko jos ieško bei tikisi.

CRM sistema kiekvienu atveju parenkama atsižvelgiant į kelis esminius kriterijus:

• Paprastumas: jūsų komanda turėtų gebėti lengvai naudotis sistema, todėl visų pirma ją ištestuokite.
• Komunikavimo stebėsena: sistema turėtų gebėti stebėti ir sisteminti pokalbius susirašinėjant e. laiškais ir per specialias interneto pokalbių programėles.
• Aktualumas: ar sistema atitiks jūsų verslo specifinius poreikius?
• Integracija: ar CRM sistema lengvai integruojama su kitais jūsų versle naudojamais įrankiais?
• Duomenų analizė ir ataskaitos: ar CRM sistema pateikia reikiamas ataskaitas ir leidžia stebėti našumą?

Taigi, apibendrinant pateiktą informaciją, jeigu „Excel“ nebepatenkina jūsų poreikių, rinkitės CRM sistemą, palengvinančią verslo kasdienybę. Daugiau informacijos sužinosite mūsų paruoštame internetiniame seminare „Excel vc. CRM – pasirinkite teisingai“.