Nors tai tėra du žodžiai, tačiau „viršytas biudžetas“ jokiam verslui neskamba maloniai. Jeigu tik įmanoma, per didelių išlaidų geriau išvengti, kadangi aukštesnės nei numatyta išlaidos gali sujaukti tolimesnius planus bei sutrikdyti svarbių procesų eigą. Šiame straipsnyje sutelksime dėmesį į skaitmeninį projektų valdymą ir tai kaip Microsoft Dynamics 365 Business Central gali padėti išvengti per didelių išlaidų.

Pirmiausia – viskas turi remtis realia situacija, o ne įsivaizduojamais tikslais

Dažna priežastis, dėl ko verslas susiduria su per didelėmis išlaidomis ir viršijamas biudžetas – nerealūs lūkesčiai. Patirties stoka, neprofesionalumas arba, tiesiog paprastas aplaidumas gali privesti prie to, kad organizacija negalės įgyvendinti projekto taip, kaip užsibrėžė pradžioje. Pirmasis dalykas, į kurį galima besti pirštu, kaip į smarkiai prie to prisidedantį veiksnį – pasenę ir dabartinių standartų nebeatitinkantys skaitmeniniai sprendimai. Kadangi dauguma įmonių kompiuterines programas naujina maždaug kartą per dešimtmetį, nereikia stebėtis, kad po poros metų, kai kurie veiksmai ir procesai jau nebėra tokie našūs, kaip pas konkurentus arba bendras produktyvumas ima stagnuoti. Bet kuri buhalterinė programa ar svarbius procesus kuruojantis įrankis turi būti tobulinamas ir naujinamas tam, kad pavyktų turėti sąlytį su realia rinka, o ne pasenusia fantazija iš praėjusio dešimtmečio.

Geresni ir modernesni įrankiai dažniausiai veda į didesnį našumą bei optimalumą. Na, o šios dvi savybės yra kertinės, kuomet kalbame apie biudžeto neviršijimą. Jeigu galima realiai įvertinus situaciją, iš karto planuoti potencialias išlaidas ir poreikius resursams, tikimybė, kad viršysite numatytas „lubas“ – mažėja.

Padeda planuoti biudžetą, kuris aprėps viską

Bene lengviausiai išvengiama biudžeto viršijimą sukelianti priežastis yra paprasčiausias neapsižiūrėjimas arba netinkamas planavimas. Biudžetas privalo aprėpti viską tiek, kad užtektų resursų sėkmei. Trumpiau tariant – apie viską turi būti pagalvota ir viskam turi būti skirta pakankamai lėšų ir laiko. Modernūs technologiniai sprendimai leidžia apdoroti daugiau duomenų ir geriau matyti, pavyzdžiui, kiek laiko reikės vienam ar kitam darbui, per kiek laiko pavyks įgyvendinti logistinius sprendimus, kiek reikėtų padidinti sandėlio darbuotojų našumą ir taip toliau.

Geriau apsaugo nuo netikslaus pasiruošimo projektams

Kaip sakoma – „Gera pradžia – pusė darbo“. Nors posakis – liaudiškas, bet ir versle labai dažnai susiduriama su situacijomis, kuomet pranašumą įgyja arba laimi tas verslas, kuris geriau pasiruošė ir geriau atliko namų darbus. Kaip ir mokykloje, namų darbai daug lengvesni, kai turite visas formules prieš akis. Business Central yra tarsi visų verslo uždavinių formulynas, leidžiantis geriau pasiruošti bet kokiam artėjančiam uždaviniui ir tiesesniu keliu prieiti prie sprendimo.

Aišku, nesupaprastinkime visko tiek daug. Norint neviršyti biudžeto, neužtenka tik geros programinės įrangos (nors ji – neatsiejama sėkmės dalis). Sprendimus priimantis personalas ir komandų vadovai turi atlikti savo darbą bei pritaikyti bendrą viziją prie pavienių projektų įgyvendinimo. Negalima per daug nukrypti nuo bendro kurso, reikia laikytis nustatytų etikos normų, kompanijos vertybių. Į tai programa nebūtinai atsižvelgia, tačiau tai išlieka labai svarbu.

Na, o kalbant apie pasiruošimą, tai Microsoft Dynamics 365 Business Central visuomet suteiks prieigą prie informacijos, kuri būtina ruošiantis. Turėsite skaičius, rodančius laisvus ir užimtus resursus – kertinį elementą, planuojant bet kurios naujos užduoties įgyvendinimą.

Leidžia tiksliau įvertinti projekto sudėtingumą bei reikalingo darbo kiekį

Projektų valdyme beveik niekada nepasitaikys dviejų, identiškų darbų. Visuomet, nors ir smulkios, bet detalės skirsis, todėl kiekvienam projektui reikia atskiro vertinimo. „Iš galvos“ atliekami skaičiavimai ne visada duos tikslų įvertinimą, net kai juos atlieka labiausiai patyręs darbuotojas ar darbuotoja.

Dėl to reikalingos technologijos, kurios gali apdoroti didelius duomenų kiekius, daryti prognozes, kurti modelius ir tiksliau nustatyti reikalingų resursų kiekį. Taip pat nereikėtų pamiršti ir apie esmę – tai, kiek pastangų reikia norint įdiegti naują sistemą. Kadangi nauji techniniai sprendimai skatina ieškoti nebandytų kelių atlikti darbą, gali reikėti laiko, lėšų ir pastangų tam, kad pavyktų tai įgyvendinti. Tad, jeigu projektas yra techninis, reikia atidžiai nustatyti, kur gali susidaryti „butelio kaklelis“ ir tas zonas prižiūrėti dar labiau.

Bet, grįžtant prie biudžeto, norint kuo sklandesnio techninių projektų įgyvendinimo, įmanomas ir persistengimas. Daug personalo gali būti net per daug entuziastingi ir visą savo laiką, jėgas, pastangas ir resursus skirti tik to projekto įgyvendinimui. Tačiau vos tik projektas įsibėgėja, prioritetai vėl keičiasi ir ką tik pačiu svarbiausiu buvęs tikslas jau keliauja į antrą planą. Dingus koncentracijai gali reikėti dalį darbo perkelti išoriniams tiekėjams, kadangi viduje nebėra motyvacijos, energijos ir noro viską pabaigti. Lyderių užduotis yra padėti komandoms neapleisti techninių procesų jiems tik „įsivažiavus“ ir neleisti prioritetams keistis akimirksniu. Jeigu šia sritimi nepasirūpinama ir neįvertinamas numatomo darbo poreikis, automatiškai reikia išorinės pagalbos dėl kurios lengva viršyti biudžetą.

Kaip jau minėjome, Microsoft Dynamics 365 Business Central turi reikiamus modulius, kurie padeda apdoroti duomenis ir prognozuoti darbų apimtis. Tikslesnis prognozavimas yra tiesus kelias į gerą santykį su planuojamais biudžetais ir jų neviršijimu.

Microsoft Dynamics 365  Business Central – visapusiškas įrankis verslui, norinčiam daugiau našumo

Taigi, Microsoft Dynamics 365 Business Central, padeda spręsti daugybę problemų, kurios kitu atveju vestų prie per didelių išlaidų projektų įgyvendinimui. Svarbiausia išlaikyti disciplinuotą požiūrį ir su modernios verslo valdymo sistemos pagalba tikrai palengvės projektų įgyvendinimas biudžeto ribose.