Procesų optimizavimas verslui yra viena iš didžiausių siekiamybių. Priklausomai nuo to, kaip pavyksta palengvinti, supaprastinti ir pagerinti duomenų apsikeitimo srautą tarp departamentų ir iš vidaus į išorę (bei atvirkščiai), gali keistis įmonės rezultatai. Kuo lengviau valdyti informaciją ir ją panaudoti, tuo paprasčiau bus optimizuoti veiklą ir pakelti produktyvumą. Tačiau į kokių procesų valdymą verta investuoti? Pasižiūrėkime ir išsiaiškinkime!

Darbo užmokesčio apskaita

Atlyginimų skaičiavimas yra vienas iš tų procesų, kuris reikalauja nemažai laiko ir administracinių resursų. Norint tinkamai apskaičiuoti atlyginimus, reikia žinoti ir registruoti visų įmonės darbuotojų dirbtų valandų skaičių, fiksuoti prastovas, ligos dienas, laisvadienius, komandiruotes, nepamiršti atskaičiavimų, pridėti premijas, dienpinigius ir taip toliau.

Be specializuotos programinės įrangos darbo užmokesčio apskaita taptų tikrų tikriausiu galvos skausmu buhalterijai bei žmogiškųjų išteklių skyriui. Kuo daugiau įmonėje darbuotojų, tuo sudėtingiau duomenis valdyti be specializuotos įrangos. To daryti be sistemos visiškai neverta, nes ką rankiniu būdu padaryti trunka valandas ar net dienas, programa sutvarko per kelias akimirkas ar minutes.

Kaip įrankis darbo užmokesčio skaičiuoklė nuo 2019m. smarkiai populiarėja ir internete, tačiau tai toli-gražu nėra tikslus įrankis, kurį naudoti sau galėtų leisti verslas. Norint vesti tvarkingą apskaitą, reikalingas tikslus ir visad keičiamas (kartu su įstatymine baze) darbo apmokėjimo sistemos pavyzdys. Tokia programinė įranga padės laiku ir greitai vykdyti apskaitą bei realizuoti visus su užmokesčio apskaita susijusius tikslus.

Tiekimo grandinės valdymas

Gamybininkai susiduria su daugybe iššūkių. Visų pirma – reikia būti visada pasiruošusiems priimti naujus klientus bei idealiai optimizuoti gamybos apimtis. Visų antra – negalima vėluoti ir privaloma tinkamai sekti atsargas bei likučius, kad jų nepritrūktų ir nereikėtų pavesti klientų arba užsakovų.

Rankiniu būdu arba primityviai vedami registrai tiekimo grandinės valdyme duoda mažai naudos. Jie neleidžia aptarnauti maksimalaus klientų skaičiaus taip mažindami produktyvumą, pajamas ir augimo tempą.

Automatizuota programinė įranga gali leisti patogiai, paprastai, greitai ir efektyviai valdyti tiekimo grandinę, pradedant gamybos planavimui ar logistika, baigiant sandėliavimo sprendimais ir atsargų kiekio optimizavimu.

Modernios technologijos leidžia matyti realiu laiku besikeičiančius duomenis, generuoti ataskaitas. Kiekviena tiekimo grandinės sritis gali būti valdoma taip, kaip jūsų verslui yra naudingiausia.

Gamybos resursų ir gamybos vykdymo planavime galima stebėti kaip keičiasi kaštai, kaip tai daro įtaką kokybei, matyti ar vėluoja medžiagos, ar spėjama pagal grafiką ir panašiai.

Sandėliavimo arba atsargų valdymo procesai atliekami su naujausių technologijų pagalba leidžia išvengti su likvidumo stoka, galiojimo pabaiga ar nusidėvėjimu susietų nuostolių patyrimo. Tai taip pat prisideda prie laiku įvykdomų užsakymų bei geresnio klientų aptarnavimo.

Ryšių su klientais valdymas

Ryšių su klientais valdymo sistema (CRM) yra bene svarbiausias skaitmenizuotas įrankis verslui. Gamybos, prekybos ar paslaugų sektoriuje esančios įmonės visuomet gali rasti ne vieną, o daugybę įvairių CRM sistemos naudų savo verslui. Šios sistemos naudotojai pastebi ryšį tarp pajamų bei pelno augimo, reputacijos pagerėjimo ir veiklos vykdymo efektyvumo išaugimo, atsiradusio po to, kai buvo įdiegta sistema. Ir iš tiesų, klientų valdymo sistema teikia ne trumpalaikę, bet ilgalaikę naudą.

Pirminė nauda – galima kaupti daugiau duomenų ir informacijos apie santykius su klientais. Pagal tam tikras strategijas, įmanoma įgyvendinti kryžminius pardavimus arba padidinti pardavimų apimtis (atitinkamai cross-sell ir upsell). Kiekvienas klientas turi savo atskirą profilį CRM sistemoje, kuriame kaupiamus duomenis matote jūs arba kiti įmonės darbuotojai. Šią informaciją galima naudoti gerinant pardavimų rezultatus.

Tai taip pat svarbu rinkodaros bei reklamos departamentams. Turint tam tikrą informaciją apie klientus, galima geriau pasirinkti reklaminę strategiją, patobulinti komunikacijos strategiją bei dažniau ir daugiau parduoti.

Na ir ilgalaikė bei po didžiausio laiko pasireikšianti nauda – tvaresni santykiai su klientais bei pranašumas prieš konkurentus. Su CRM pagalba galima lengviau išgryninti klientų poreikius, lūkesčius ir tuo pačiu juos patenkinti, taip išlaikant lojalų klientų ratą.

Sutarčių bei sąskaitų valdymas

Teisinių dokumentų parengimas ir valdymas dažnai apsunkinamas visiškai be priežasties. Juk dauguma sutarčių formuojamos pagal šabloną, kurį reikia keisti. Užuot kiekvieną kartą rengus naują dokumentą arba ieškojus atitinkamų resursų internete, galima pasinaudoti paruoštais šablonais sistemoje bei sutartis užpildyti ir pasirašyti labai greitai. Dauguma verslo procesų valdymo sistemų turi integruotą elektroninio parašo funkciją, tad sutartis galima pasirašyti skaitmeniniu būdu.

Na, o kalbant apie sąskaitas, tai daugiausiai naudos teikia sąskaitų pajamavimo automatizacija. Naudojant tokią platformą galima greitai išrašyti, išsiųsti, priimti, registruoti, tvirtinti, tikslinti, archyvuoti sąskaitas faktūras.

Kaip ir su sutarčių valdymu, sąskaitos priimamos ir apdorojamos skaitmeniniu formatu, išvengiant efektyvumo trūkumų ar kitų spragų. Galų gale naudotojai sutaupo nemažai laiko, o įmonės administraciniam personalui ar buhalterijai tampa gerokai lengviau valdyti šiuos procesus.

Finansinių procesų optimizavimas

Finansų apskaitos procesas yra vienas iš svarbiausių dalykų bet kuriam verslui. Jeigu finansiniai rodikliai yra prasti – verslui sekasi sunkiai. Tačiau, jeigu rodikliai geri ir dokumentacija vedama tvarkingai – galima pritraukti investuotojus, planuoti plėtrą, investuoti lėšas į paslaugų kokybės gerinimą ir panašius dalykus.

Optimizuoti finansinių procesų valdymą yra sudėtinga ir tai reikalauja didelio tikslumo. Kadangi apskaita Lietuvoje turi būti vedama pagal LR galiojančius teisės aktus, reikia rinktis tokią programą, kurioje jau būtų įdiegti parametrai, leidžiantys rengti ataskaitas ir dokumentaciją pagal teisės aktus ir galiojančias normas.

Pasirinkus Microsoft Dynamics 365 Business Central, galima sistemą lengvai pritaikyti prie individualių iššūkių ir/ar reikalavimų. Ši programa gali būti tobulinama ir keičiama. Tai yra vienas iš populiariausių sprendimų ieškant finansų procesų valdymo programos.

Ataskaitų, raportų ir duomenų valdymas

Jeigu verslui nuolat reikia raportų, ataskaitų ir kitokių dokumentų, tikriausiai suprantama, kad neverta turėti dešimtis ar šimtus skirtingų paruoštukų, į kuriuos reikėtų nuolat perkelti ir įrašyti naujus duomenis. Geriau, kai visą susijusią informaciją pavyksta pasiekti vienoje vietoje.

Verslo procesų valdymo programos beveik visada gali sukurti ataskaitas ar leisti eksportuoti sukauptus duomenis tam tikro formato failais. Tai leidžia pagreitinti procesus net keletą kartų, o administracinės sąnaudos sumažėja taip pastebimai, kad atsiranda laiko optimizuoti įvairius kitus procesus.

Duomenų valdymo sistema leis bet kada generuoti naujas ataskaitas ir matyti realiu laiku besikeičiančius rodiklius ar parametrus. Debesyje ar vidiniame serveryje bus išsaugota duomenų pokyčių istorija, įrašų autorių duomenys, pasikeitusios sąlygos ir kiti svarbūs bei aktualūs niuansai.